Desafíos del RR.HH. y la adopción de la tecnología de ECM (Enterprise Content Management)

El creciente cambio y modernización en la gestión empresarial han hecho que el sector de los Recursos Humanos (RH) también se reinvente. Esta área, inclusive, ya hace parte de las decisiones estratégicas de muchas organizaciones.

Sin embargo, a pesar de las buenas noticias para los profesionales, el RH todavía enfrenta una serie de desafíos y entre ellos están la alta burocracia o el bajo uso de recursos tecnológicos que pueden ayudar a superarlos.

En este escenario TIVIT ofrece una solución que puede optimizar de forma significativa las operaciones de los Recursos Humanos conocida como la tecnología de ECM (Enterprise Content Management).

Desburocratización del RH: un desafío a ser superado

Por más que los Recursos Humanos hayan alcanzado el estatus de sector estratégico, en muchas organizaciones todavía faltan herramientas para que eso sea puesto en práctica. 

Hoy los recursos tecnológicos auxilian en la desburocratización del sector resolviendo problemas de organización, volumen y seguridad de documentos físicos por medio de la digitalización, un proceso que se vuelve cada vez más esencial a medida que una empresa evoluciona y busca un crecimiento saludable.

¿Quieres saber si tu área de RH necesita modernizar sus procesos para colaborar de forma más efectiva con la gestión de desempeño de los colaboradores y, consecuentemente, con el éxito de la organización?

Si así es conoce algunas características que actualmente lo confirman:

• Inserción de datos en controles manuales como hojas de cálculo que no cumplen demandas específicas. 
  
• Falta de integración entre los datos, lo que demanda más esfuerzos de los colaboradores del área siempre que precisen determinados documentos e informaciones.
  
• Almacenamiento en planillas sin mecanismos de seguridad haciendo que los problemas en equipos y otras formas de extravío ocasionen la pérdida de información valiosa.
  
• Falta de informes automáticos que contribuyan a una toma de decisión ágil y asertiva.
  
• Contenidos descentralizados y desorganizados.
  
• Poco control en la ubicación de documentos e informes.
  
• Sistemas sin soporte que no cuentan con profesionales especializados a quienes recurrir en caso de tener un problema con los datos o los documentos. 
  
• Procesos operativos lentos y altamente burocráticos.
  

Si identificaste a tu área de Recursos Humanos con algunas de las características citadas es probable que sea el momento de repensar la gestión de  los procesos del sector e innovar las estrategias. De lo contrario, en la realidad corporativa actual, la organización tiende a estancarse e incluso a perder talentos y,  con ellos, el diferencial competitivo y los buenos resultados.

¿Cómo la solución Enterprise Content Management (ECM) puede ayudar en este escenario?

Entendemos que es necesario buscar formas de optimizar los procesos de RH y el Enterprise Content Management (ECM) puede ser decisivo en tu empresa.

El ECM es una tecnología que permite a las empresas organizar y almacenar documentos y activos digitales con total seguridad. Además, el software —que es modular, pero totalmente integrado—, facilita la localización, la recuperación y el intercambio de archivos.

Todos los procesos se realizan en el entorno digital para facilitar el control y el acceso a la información de las empresas de forma rápida, organizada y segura.

El almacenamiento 100% en la nube permite el acceso electrónico y seguro a los documentos esenciales para el cumplimiento de la legislación local, así como datos valiosos para los procesos del RH. Entre ellos están hojas de pago, documentos obligatorios de colaboradores y documentación comprobatoria de terceros. Además, se cumplen las exigencias de la Ley Sarbanes Oxley (SOX) con garantía de adherencia a la legislación.

Ventajas de la implementación del ECM

Como has visto, el ECM es capaz de realizar una serie de procesos esenciales para la gestión y control de documentos de RH de una organización. Conoce ahora algunas ventajas prácticas para el día a día del sector:

    1) Digitalización de documentos

Uno de los primeros pasos de una empresa hacia la transformación digital debe ser a través de la digitalización de documentos. Según la Asociación Brasileña de Gestión de Documentos, un empleado puede perder aproximadamente 36 minutos al día buscando información. Esto equivale al 7,5% del tiempo de trabajo.

En realidad, la agilidad y optimización de procesos es cada vez más importante y se puede decir que los documentos en papel están con los días contados.

En este sentido, el ECM contribuye exactamente a ello. Con su utilización, el sector de RH reduce de forma drástica la generación de documentos en papel porque toda la tramitación de la información puede ser realizada en ambiente digital.

   2) Asertividad en los procesos

Siempre que digites datos en un manual de control, los profesionales de RH son sugestivos al error. Esto puede terminar desde una digitación errónea en una fórmula omitiendo información relevante para la organización. 

Sin embargo, esta herramienta no está programada para atender necesidades específicas, como por ejemplo, control de vacaciones.

A partir del ECM, las posibilidades de funcionamiento se ajustan principalmente a la práctica, a la solución y al desarrollo de las herramientas y las funciones de la plataforma. Todo esto se logra de la mano de los empleados y de las funciones que no son necesarias para realizar tareas manuales logrando asertividad y productividad mejorada.

   3) Practicidad e instantaneidad

A diferencia de las planillas en las que los profesionales de Recursos Humanos necesitan cruzar informaciones, ver y escribir dato por dato, con la solución ECM se podrán realizar todas esas tareas de forma rápida optimizando el tiempo y los esfuerzos.

La practicidad en ese caso aumenta porque la solución es personalizada según las necesidades de cada empresa permitiendo la creación de campos propios, consultas a datos que hasta entonces comprometían el tiempo de los profesionales en un ambiente manual y generando informes de forma fácil. 

   4) Integración de datos

Aún es común encontrar empresas donde las herramientas internas de gestión no se integran y sirven solo para organizar tareas pertinentes a cada colaborador o equipo. Sin embargo, en un ambiente donde las decisiones deben tomarse de forma cada vez más rápida esto se ha convertido en un problema.

De este modo, una gran ventaja del ECM para el RH es la posibilidad de integración entre los módulos. Es decir, el software del punto migra automáticamente la información a la base de datos de la nómina, así como las horas extra, faltas, entre otros.

   5) Atiende políticas de BYOD

BYOD, por sus siglas en inglés para Bring Your Own Device o "trae tu propio dispositivo", es una tendencia en el ambiente corporativo desde la explosión del móvil.

Las organizaciones que proporcionan al RH una solución de ECM contribuyen a esta práctica por lo que los colaboradores logran cuidar de procesos importantes desde cualquier lugar, con toda seguridad.

La tecnología, implantada de forma personalizada y efectiva, puede ayudar a los departamentos a obtener más tiempo para la visión estratégica a partir de datos y pueden ser más eficientes en sus decisiones y planes a corto, mediano y largo plazo.

TIVIT es líder en la oferta de soluciones para preparación, gestión electrónica y seguridad física y electrónica de documentos. Ofrecemos los servicios de ECM que tu empresa necesita de forma personalizada y con toda la gestión de documentos a través de un servicio completo y dedicado. Además, contamos con las mejores prácticas en la gestión documental con control total del proceso de principio a fin.

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