¿Cómo la migración a la nube aporta a la digitalización documental de las instituciones públicas?

Esta charla del Digital Innovation Day 2023 sobre el papel fundamental de la transformación digital en el ámbito de las instituciones públicas del gobierno, fue muy grata para mi ya que, entre las preguntas que más recibimos quienes trabajamos en el mundo de la tecnología y la innovación, hay una que es muy importante: ¿cómo impacta lo que hacemos en la gente? Sabemos que los avances en la nube, la digitalización y la inteligencia artificial, por ejemplo, tienen un efecto directo en la vida de todas las personas, pero a veces es difícil comunicarlo. 

En este panel del DID2023 nos acompañaron, Luis Clavijo, asesor de Dirección y Representante Legal de Agencia Nacional Digital, Juan Pablo Rincón, Public Sector Country Manager Andean Region de AWS, y el Capitán Iván Camilo Calixto, de la Fuerza Aeroespacial Colombiana, quienes expresaron sus perspectivas sobre el potencial de la nube para revolucionar la prestación de servicios públicos, impulsar la eficiencia operativa y garantizar una mayor transparencia en la administración gubernamental, de cara a todos los ciudadanos. 

La Fuerza Aeroespacial Colombiana es un ejemplo notable de ese potencial y de su ejecución exitosa. Su adopción de servicios en la nube ha sido fundamental para salvaguardar dominios críticos del país como el espacio y el ciberespacio. El CT. Calixto señaló que operan 61 sistemas de información a nivel nacional e internacional, presentes en múltiples países. La implementación de herramientas como CloudFront ha optimizado la gestión de certificados de seguridad web y ha simplificado procesos complejos, lo que antes consumía una cantidad considerable de tiempo y de recursos. 

Para la Fuerza Aeroespacial, la estrategia "Tech to Fly" ha sido clave. Esta estrategia se centra en la adopción de servicios en la nube y la Cuarta Revolución Industrial, optimizando recursos humanos y tecnológicos, y apoyándose en asociaciones sólidas con proveedores confiables como AWS. 

Sin embargo, abordamos otros temas de gran valor: ¿Alguna vez has escuchado hablar de la digitalización documental? 

¿Qué es la digitalización documental?

La digitalización documental no solo implica la conversión de documentos físicos a archivos digitales, sino también la organización y clasificación de estos documentos para facilitar su almacenamiento y recuperación eficientes. Esto generalmente incluye la indexación de documentos mediante palabras clave, metadatos o sistemas de etiquetado para permitir búsquedas rápidas y precisas de la información contenida en los archivos digitalizados. ¡Es toda una revolución para las personas!

Y eso lo sabe a la perfección la Agencia Nacional Digital colombiana. Esta entidad ha desempeñado un papel esencial en la modernización de los servicios gubernamentales mediante la implementación de la infraestructura nacional de interoperabilidad. Servicios conocidos y exitosos como "Encarpeta Ciudadana Digital" y "Autenticación Ciudadana Digital" son todas aplicaciones que han simplificado los trámites y han atraído a millones de ciudadanos a sus plataformas digitales. 

El enfoque en la seguridad y la privacidad de los datos ha sido primordial en estas implementaciones. La Agencia, representada estupendamente por Luis Clavijo, enfatiza la validación de datos en tiempo real sin almacenamiento persistente, garantizando la seguridad y eficiencia de los servicios.

Beneficios de la digitalización documental

La digitalización documental ofrece numerosos beneficios como:

• La reducción del espacio físico necesario para almacenar documentos
• La mejora de la accesibilidad a la información
• La agilización de los procesos de búsqueda y recuperación de documentos
• La posibilidad de compartir y colaborar en tiempo real con documentos electrónicos, sin importar la distancia física. 

Este proceso permite a las organizaciones, instituciones gubernamentales y empresas optimizar sus operaciones, mejorar la eficiencia y productividad, y avanzar hacia entornos más sostenibles al reducir la dependencia del papel y adoptar prácticas más amigables con el medio ambiente.

En este panorama, AWS ha desempeñado un papel clave al ofrecer servicios seguros y una amplia gama de opciones de seguridad. Juan Pablo Rincón, Public Sector Country Manager Andean Region en AWS, destacó el compromiso que tienen con altos estándares de seguridad respaldados por múltiples certificaciones a nivel mundial

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¿Por qué es importante la digitalización documental?

5 razones clave que hacen que la digitalización documental sea crucial son:

1. Accesibilidad y eficiencia:

La transformación de documentos físicos a formatos digitales facilita el acceso instantáneo a la información desde cualquier lugar y en cualquier momento. Esto elimina las barreras de tiempo y ubicación, agilizando los procesos de búsqueda, recuperación y distribución de documentos, lo que mejora la eficiencia operativa.

2. Optimización de espacios y costos:

Al reducir la dependencia de documentos físicos, la digitalización permite la liberación de espacio físico que antes se dedicaba al almacenamiento de archivos en papel. Esto conlleva a menores costos de almacenamiento y gestión de documentos.

3. Seguridad y preservación de datos:

los archivos digitales pueden ser respaldados, encriptados y protegidos con medidas de seguridad avanzadas, lo que reduce el riesgo de pérdida o deterioro de documentos importantes. Además, se pueden establecer permisos de acceso.

4. Colaboración y flujo de trabajo mejorado:

La digitalización facilita la colaboración entre equipos y departamentos al permitir compartir y editar documentos de manera simultánea y colaborativa. Esto promueve un flujo de trabajo más eficiente y una toma de decisiones más ágil.

5. Sostenibilidad medioambiental:

Reducir la dependencia del papel contribuye significativamente a la sostenibilidad medioambiental al disminuir el consumo de recursos naturales, como la madera y el agua, además de reducir la huella de carbono asociada con la producción y distribución de papel.

La digitalización documental no solo agiliza los procesos y optimiza la gestión de información, sino que también fortalece la seguridad de los datos, promueve la colaboración y la eficiencia operativa, a la vez que contribuye a un enfoque más sostenible en la gestión de documentos y recursos. 

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¿Cuáles son las principales aplicaciones que tiene la nube en el sector público?

La adopción de servicios en la nube ha revolucionado la forma en que el sector público ofrece sus servicios y gestiona la información. Esta transformación ha generado múltiples aplicaciones que resaltan la importancia y el valor de la nube en el ámbito gubernamental.

Un ejemplo claro es la priorización de la seguridad de la información. La Fuerza Aeroespacial Colombiana ha migrado a la nube para salvaguardar sus dominios críticos, implementando herramientas como CloudFront y WAF de AWS, un aliado que ha sido clave en ese proceso.

Detrás de estos servicios se encuentra AWS. Juan Pablo Rincón, su representante, nos detalló la importancia de desmitificar las preocupaciones sobre la seguridad en la nube. En Colombia, nos dijo, desde una perspectiva regulatoria, existen condiciones que permiten el alojamiento de datos de instituciones públicas en la nube, respaldando así la confianza en la utilización de este entorno para servicios críticos y sensibles. ¡La nube hoy es más segura que cualquier otro escenario digital!

“AWS cuenta con más de 143 certificaciones a nivel mundial que respaldan nuestro compromiso con los más altos estándares de seguridad”
Juan Pablo Rincón - Public Sector Country Manager Andean Region de AWS

Esta certeza es clave para avanzar en procesos como la cédula digital. Aunque la competencia institucional sobre ese tema recae en la Registraduría Nacional, la Agencia Nacional Digital se ha estado preparando para integrar y aplicar mecanismos de autenticación dentro de sus servicios.

Actualmente, nos contó Luis Clavijo, se están utilizando patrones de autenticación, y se está trabajando activamente en la implementación de un doble patrón de autenticación para añadir una capa adicional de seguridad a los servicios ofrecidos. La entidad ha introducido servicios como la "Autenticación Ciudadana Digital", atrayendo a más de 4 millones de ciudadanos a su portal.

La agencia subraya que no conserva datos de manera persistente. Cuando un ciudadano se autentica y accede a información, se lleva a cabo una validación de datos con los servicios proporcionados por la Registraduría, y estos datos no se almacenan más allá de la sesión del usuario. Este enfoque reafirma el compromiso de la agencia con la seguridad y la privacidad de los datos, asegurando que los servicios proporcionados sean seguros y eficientes.

¿Cómo los procesos de digitalización documental agilizan los trámites en las empresas públicas?

La digitalización documental ha emergido como una herramienta fundamental para agilizar trámites en entidades públicas. Ejemplos claros son la "Autenticación Ciudadana Digital" que ha atraído a millones de usuarios y el avance hacia la cédula digital con un doble patrón de autenticación en proceso para mejorar la seguridad. 

Otras aplicaciones que tiene la nube en el sector público son:

Seguridad de la información:

La migración a la nube, como lo experimenta la Fuerza Aeroespacial Colombiana, ha permitido garantizar la protección de dominios críticos, ofreciendo soluciones de seguridad web como CloudFront y WAF. Estos servicios han sido proporcionados por AWS.

Escalabilidad y crecimiento:

Las entidades gubernamentales enfrentan desafíos constantes de escalabilidad y evolución tecnológica. La estrategia "Tech to Fly" de la Fuerza Aeroespacial, centrada en la adopción de servicios en la nube, ha optimizado recursos y centralizado responsabilidades, permitiendo una gestión más eficiente de sistemas de información a nivel nacional e internacional.

Modernización de servicios públicos:

La Agencia Nacional Digital ha liderado la modernización de servicios con implementaciones como la infraestructura de interoperabilidad, permitiendo la interconexión entre entidades públicas y simplificando trámites ciudadanos. 

Alianza con proveedores confiables:

La colaboración con proveedores líderes en servicios en la nube, como AWS, ha permitido establecer altos estándares de seguridad y ofrecer una amplia gama de servicios de calidad. La presencia de acuerdos de precios y colaboración en el sector público respalda el compromiso con la eficiencia presupuestaria.

Sin embargo, la migración a la nube en el sector público presenta una serie de desafíos que deben ser considerados y abordados cuidadosamente para garantizar una transición exitosa.

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Blockchain, una solución de seguridad

Esta tecnología ofrece un registro descentralizado e inmutable de transacciones, lo que garantiza un alto nivel de seguridad y transparencia en los procesos gubernamentales. Una de sus ventajas principales es su capacidad para garantizar la integridad de los datos. Al utilizar un sistema de registro distribuido y criptográficamente seguro, Blockchain puede prevenir la manipulación o el acceso no autorizado a la información almacenada en la nube. Esto es especialmente relevante en entornos gubernamentales donde la seguridad y la confidencialidad de los datos son prioritarias.

Desafíos de la migración a la nube en el sector público

Uno de los desafíos principales es la seguridad y privacidad de los datos. Las entidades gubernamentales manejan información altamente sensible, y la migración a la nube plantea preocupaciones sobre la protección de estos datos en entornos externos. 

La garantía de que los datos estén protegidos de manera efectiva, cumpliendo con los estándares de seguridad y regulaciones gubernamentales, es fundamental para ganar confianza en la adopción de la nube en el sector público. En esa meta el blockchain puede ser fundamental.

La complejidad en la integración de sistemas heredados es otro obstáculo importante. Las agencias gubernamentales tienen sistemas y aplicaciones establecidos desde hace tiempo que pueden no ser compatibles o requerir modificaciones significativas para migrarlos a entornos en la nube. 

Existe una resistencia cultural a los cambios tecnológicos. La adopción de nuevas plataformas y herramientas a menudo se enfrenta a desafíos relacionados con la capacitación del personal, la aceptación de nuevas metodologías de trabajo y la superación de la resistencia al cambio dentro de las organizaciones gubernamentales.

La necesidad de cumplir con regulaciones gubernamentales específicas sobre el almacenamiento y procesamiento de datos es un desafío adicional. Las entidades gubernamentales están sujetas a normativas rigurosas en términos de seguridad, privacidad y cumplimiento, lo que requiere un enfoque meticuloso para asegurar que la migración a la nube cumpla con estas regulaciones.

La gestión eficaz de costos y presupuestos en entornos dinámicos y en constante evolución también es un desafío crítico. La planificación presupuestaria y la estimación de costos asociados con la migración, así como la gestión continua de los gastos en un entorno cambiante, son elementos esenciales para evitar sobrecostos y asegurar una transición económica.

Es claro que todos estos retos son importantes, pero estas tres entidades representan un ejemplo impactante de la evolución tecnológica que está transformando la administración pública.