Guía práctica FINOPS, una estrategia efectiva para empresas en Latam

FINOPS, abreviatura de Financial Operations u operaciones financieras, es una metodología enfocada a maximizar el valor empresarial y la responsabilidad financiera de las empresas. Etimológicamente, procede de las palabras Finance y DevOps, por lo que hace hincapié en las comunicaciones y la colaboración entre equipos de ingeniería, tecnología y finanzas. ¿Quieres saberlo todo sobre su implementación eficaz en las empresas de Latam? 

¿Qué necesita una empresa para adoptar FINOPS eficazmente?  

Para adoptar FINOPS con eficacia, toda organización empresarial necesita contar con estos elementos clave: 

1. Sólido entendimiento de sus procesos internos y de los recursos tecnológicos que emplea. Esto implica tener claros los costes asociados a cada uno de estos recursos, así como la forma como se asignan y utilizan.  
2. Cultura organizacional orientada a la optimización de costos y al uso eficiente de los recursos, capaz de involucrar a todas las áreas relevantes del proceso.  
3. Herramientas tecnológicas especializadas en recopilar, analizar y visualizar datos financieros en tiempo real, con el fin de favorecer la toma de decisiones informadas.  
4. Un equipo capacitado y comprometido con la filosofía FINOPS, enfocado a interpretar la información generada por las herramientas tecnológicas y a proponer acciones concretas para mejorar la eficiencia en la gestión de costos.  

¿Hacemos un primer resumen? Adoptar FINOPS con eficacia requiere una combinación de procesos claros, tecnología adecuada y un equipo humano tan capacitado como motivado.  

¿Cómo ayuda FINOPS a las empresas a gestionar sus costos? 

Desde el momento en que integra con efectividad los equipos de finanzas, operaciones y desarrollo, esta metodología transforma la gestión de costos empresariales. Al implementarla, las empresas hispanoamericanas logran una mayor visibilidad y control de sus costes en la nube, lo que les permite optimizar sus recursos más eficientemente.  

Esta transformación se basa en tres grandes prácticas: 

• La automatización de procesos. 
• El monitoreo continuo de los costos. 
• El establecimiento de presupuestos claros y realistas.  

Además, mediante procesos, estándares y buenas prácticas ayuda a resolver cuatro grandes categorías de problemas: 

1. Visibilidad de costos: otorga a las empresas una visión oportuna y clara de cada uno de los servicios en la nube. 
2. Budget & Forecast: aporta procesos con los que las organizaciones establecen presupuestos y pronostican gastos futuros. Asimismo, admite la inclusión de alertas de consumo o variaciones inesperadas. 
3. Optimización de recursos: proporciona metodologías para revisar y optimizar los recursos financieros en la nube. Para ello y con criterios técnicos, cruza las proyecciones y los presupuestos con los beneficios o ahorros facilitados por la nube. 
4. Trabajo colaborativo: mejora la comunicación y las sinergias entre los equipos implicados, porque visibiliza los impactos económicos de las soluciones antes, durante y después de implementarlas. 

En definitiva, FINOPS impulsa a los equipos a tomar decisiones más informadas y alineadas con los objetivos financieros generales.  

  ¿Qué tipo de empresas suelen necesitar FINOPS?   

Las empresas que obtienen mayores beneficios al implementarlo tienen entornos de nube complejos y en constante evolución. En concreto y, sobre todo: 

• Compañías de tecnología: dado que operan en entornos cloud altamente dinámicos, se convierte en una herramienta clave para controlar y reducir sus gastos de infraestructura. 
• Startups en crecimiento: sus procesos de expansión les exigen maximizar cada recurso disponible, por lo que la gestión eficiente de FINOPS les ayuda a escalar de forma sostenible. 
• Organizaciones con cargas de trabajo variables: especialmente las que presentan picos estacionales o proyectos intermitentes, aprovechan la posibilidad de ajustar sus recursos según la demanda, con lo que evitan costos innecesarios. 

De cualquier modo y con independencia de su tamaño, cualquier empresa que desee gestionar y maximizar sus costos en la nube pública sale beneficiada. 

¿Cuál es la propuesta de valor de FINOPS de TIVIT frente a otros proveedores?  

¿Sabes qué hace tan especial FINOPS de TIVIT? Principalmente, su enfoque integral y personalizado en la gestión eficiente de costes para las empresas.  

Su gran diferencia es que alcanza un equilibrio óptimo entre costo, rendimiento y valor, por lo que maximiza el retorno de la inversión en la nube.  

Para conseguirlo, se basa en 4 grandes pilares: multinube, gobernanza y visibilidad, optimización y control, e informes. 

Multinube 

FINOPS se integra con gran cantidad de proveedores, por ejemplo: 

• AWS. 
• Microsoft Azure. 
• Google Cloud. 
• Oracle Cloud. 
• Alibaba Cloud 

Gobernanza y visibilidad 

Estas son sus cualidades específicas: 

• Adecuación y cumplimiento de las directrices de uso y aprovisionamiento. 
• Gestión e inventario de activos en la nube en uso, lo cual facilita la gestión de los recursos y la planificación de la capacidad. 
• Visibilidad financiera. Proporciona una vista detallada del gasto en infraestructura en la nube, que puede ser analizado con mayor eficacia. 
• Vista consolidada de las instancias reservadas y el uso bajo demanda. 

Optimización y control 

En paralelo, destaca también por estas prestaciones: 

• Evaluación continua del rendimiento de las aplicaciones y servicios en la nube, fundamental para optimizar los recursos. 
• Análisis predictivo y recomendaciones para reconfigurar o reasignar los recursos infrautilizados. 
• Implementación de procesos de aprobación para acciones críticas. En consecuencia, los cambios en la infraestructura siempre son validados. 
• Comparaciones de rendimiento y costos para identificar las áreas de optimización. 
• Alertas automatizadas sobre eventos importantes. Entre ellos, posibles optimizaciones y caducidad de instancias reservadas. 

Informes 

Respecto al aporte y la creación de rapports e informes valiosos, proporciona: 

• Creación de informes personalizados para satisfacer las necesidades específicas de cada organización. 
• Visualización por proyecto, departamento o cualquier otra división relevante. Así, la información requerida se procesa y se presenta por categorías, lo que agiliza su estudio.  
• Informes sobre las tendencias de consumo y costos a lo largo del tiempo. 
• Identificación de patrones de uso y costos de infraestructura en la nube, idóneos para tomar buenas decisiones informadas a partir de datos. 

¿Cuáles son los principales beneficios de implementar FINOPS? 

Estas son las mayores ventajas que obtendrá tu empresa: 

• Optimizar los costos: al monitorear y controlar con efectividad los costes en la nube, y gracias a su mayor visibilidad y comprensión, es mucho más fácil reducir los innecesarios. 
• Mejora en la eficiencia operativa: los recursos se aprovechan óptimamente; mientras desaparecen los gastos evitables, el retorno de inversión en la nube se multiplica. 
• Transparencia y responsabilidad financiera: facilita la asignación precisa de los costos a los diferentes equipos y proyectos. Por lo tanto, rendir cuentas se vuelve más ágil, preciso y claro.  
• Planificación y estrategia: aumentan la fiabilidad y la precisión estratégica de la organización, porque se toman decisiones más informadas respecto a la asignación de recursos y la planificación. 

¿Qué impacto tiene FINOPS en la toma de decisiones estratégicas de una empresa?  

Al adoptar prácticas de gestión de costos más eficientes y transparentes, las organizaciones acceden a información detallada y actualizada sobre el consumo de recursos en la nube y otros servicios tecnológicos.  

Esta visibilidad mejorada permite a los líderes empresariales tomar decisiones basadas en hechos y, de este modo, identifican áreas de optimización de costos, prevén posibles excesos presupuestarios y ajustan las estrategias financieras según convenga.  

Al mismo tiempo, están más preparados para priorizar las futuras inversiones en tecnología y recursos en la nube, porque conocen su valor real para negocio. Las posibilidades de obtener un retorno mayor al invertir aumentan considerablemente. 

En paralelo, mejora la gestión de riesgos y descienden las sorpresas financieras inesperadas. Por último, asegura que las decisiones adoptadas estén alineadas con los objetivos y las metas corporativas. 

¿Cómo contribuye FINOPS a la optimización de recursos? 

¿Te preguntas qué hace FINOPS en pro de la optimización empresarial? Principalmente: 

1. Facilita la identificación de los recursos infrautilizados, el punto de partida imprescindible para reducir su incidencia. 
2. Optimiza el tamaño y el tipo de las instancias empleadas.  
3. Favorece una gestión mejorada de las reservas de recursos en la nube. Es factible aprovechar descuentos por uso y disminuir los costos; por ejemplo, al implementar autoescalados dinámicos. 

En cualquier caso, el monitoreo continuado siempre se traduce en oportunidades de optimización de recursos y reducción de costos en tiempo real. 

¿Qué tecnologías soportan la solución FINOPS? 

En palabras de Ángela Paz Villaseca, coordinadora de Marketing Latam de Tivit, las principales tecnologías que respaldan la solución FINOPS son: 

• Herramientas de análisis de costos 
  · AWS Cost Explorer: consigue una vista detallada de los costos en AWS —por servicio, región o etiqueta— y aporta recomendaciones de ahorro. 
  · Azure Cost Management: facilita la realización de presupuestos y crea alertas para los servicios de Microsoft. 
  · Google Cloud Billing: sirve para visualizar y analizar los costos en Google Cloud, al tiempo que incorpora opciones para crear presupuestos y recibir alertas. 
• Plataformas de gestión de costos (ejemplos) 
  · CloudHealth: aporta una plataforma de gestión que ofrece visibilidad y control sobre los costos en la nube, idónea para optimizar gastos y mejorar la eficiencia. 
  · Cloudability: sus datos, informaciones y sugerencias ayudan a entender y eliminar el desperdicio del gasto en la nube. 
  · Flexera: también contribuye a optimizar gastos en la nube y a mejorar la eficiencia. 
• Lenguajes de programación: se emplea una gran variedad de lenguajes de programación y herramientas. Python, Java y JavaScript figuran entre los más comunes que emplea, mientras Terraform y CloudFormation son herramientas populares de infraestructura como código (IaC). 

¿Cuál es el proceso de implementación de FINOPS?  

Te planteamos a continuación cuáles son los pasos clave para implementar FINOPS con éxito en tu empresa, si bien estos pueden cambiar en función de las necesidades y la complejidad de la organización: 

1. Conforma un equipo multidisciplinar que incluya a profesionales de finanzas, operaciones y tecnología. Asumirá la responsabilidad de definir los objetivos de la implementación de FINOPS y coordinará todas las actividades relacionadas.  
2. Realiza una evaluación y una planificación exhaustivas de la infraestructura tecnológica y los procesos financieros existentes. Así podrás identificar áreas de mejora, oportunidades de optimización y metas operativas. Al acabar esta fase, tendrás un plan de implementación y un cronograma. 
3. Configura e integra con los sistemas existentes las herramientas tecnológicas de FINOPS. Establece las conexiones con los proveedores de la nube y otros sistemas relacionados, ante de terminar proceder a configura la recopilación y el análisis de los datos de costos.  
4. Conforma un sistema de etiquetado y clasificación por categorías de los recursos y los costos en la nube.  
5. Configura el monitoreo, el análisis de costos y el uso de los recursos, estableciendo alertas y notificaciones para los eventos destacables. Es el momento de analizar los datos de costos y usos para identificar oportunidades de mejora. 
6. Identifica las posibilidades de optimización y aplica los cambios, con frecuencia utilizando herramientas y scripts. Fija los procesos de revisión y aceptación de modificaciones. 
7. Capacita a tus equipos en el uso de las herramientas de FINOPS y fomenta su uso en toda la organización. 
8. Revisa de forma regular los procesos y los resultados obtenidos, para seguir mejorando de manera continua. 

¿Cómo se mide el rendimiento de FINOPS una vez implementado?  

Tras implementar el modelo de FINOPS en tu empresa, tienes que medir su rendimiento para evaluar la eficacia de la gestión de costos. Es posible hacerlo de distintas maneras, según laas finalidades y necesidades de cada empresa. 

En general, estas métricas y métodos siempre son útiles: 

• Reducción de costos. 
• Eficiencia en el uso recursos. 
• Automatización y eficiencia. 
• Satisfacción del usuario. 
• ROI o retorno de la inversión. 
• Optimización de gastos operativos.  

¿Cuáles son los desafíos más comunes durante la implementación de FINOPS?  

Tras conocer FINOPS qué es, posiblemente tendrás la tendencia a incorporarlo cuanto antes a tu organización. Es, desde luego, una decisión inteligente. Sobre todo, cuando tienes presentes cuáles son los retos que pueden obstaculizar este proceso de adopción: 

• Resistencia al cambio: los equipos internos y sus miembros pueden experimentar freno o rechazo ante la posibilidad de modificar la cultura organizacional y adoptar nuevas prácticas en la gestión de costos.  
• Falta de visibilidad y transparencia en los datos financieros: cuando se da, supone una importante dificultad para tomar decisiones informadas.  
• Desconocimiento técnico: la falta de preparación, cualificación y conocimientos complica cualquier integración de herramientas tecnológicas.  
• Ausencia de alineación entre los equipos de finanzas y operaciones: la colaboración efectiva es fundamental para el éxito de FINOPS.  
• Complejidad en la gestión de costos: el uso de ciertos modelos de precios, así como su falta de comprensión o de los mismos costos, dificulta el proceso. 
• Integración con los sistemas existentes: ocasionalmente, es posible encontrar incompatibilidades con los sistemas existentes en la compañía. 

Con todo, basta con adoptar un enfoque estratégico, promover una comunicación efectiva y contar con los apoyos cualificados necesarios para superar estos retos y avanzar en la dirección apropiada. 

Solo depende de ti, por tanto, poder aprovechar al máximo los beneficios que proporciona FINOPS a tu empresa. En TIVIT te apoyamos y te proporcionamos la tecnología y la experticia que precisas para lograr esa exitosa implementación.